Näytteilleasettajan opas

• Päivitä yritysprofiilisi eMessukeskuksessa 30.8.2024 mennessä
• Tarkista näkyvyysnimi 30.8.2024 mennessä, jotta se ennättää painettuun messuinfoon.
• Tarkista laskutustiedot tilausvahvistuksesta ja ilmoita mahdolliset korjaukset osoitteeseen yrityspalvelu@messukeskus.com  1.8.2024 mennessä.  Huomioi, että laskun lähetyksen jälkeen tehtävistä muutoksista laskutustietoihin veloitetaan erillinen laskutuslisä. 
• Jos olet tilannut tai osastoosi kuuluu graafisia tuotteita, muistathan toimittaa tarvittavat aineistot osoitteeseen graphics@messukeskus.comviimeistään 18.9.2024. Myöhässä toimitettujen aineistojen tilauksiin lisätään 50 % kiirelisä.
• Suunnittele ja tilaa osastolle tarvittavat rakenteet ja kalusteet 18.9.2024 mennessä, niin saat tuotteet edullisimmin.
  • 19.9.2024 hinnat nousevat 20 %  
  • 8.10.2024 hinnat nousevat 50 %  
  • 21.10.2024 hinnat nousevat 100 %  

Yleinen arvonlisäverokanta on valtioneuvoston päätöksellä 1.9.2024 alkaen 25,5 %. Muutos vaikuttaa tulevien tapahtumiemme ennakkolaskutukseen.

Avoinna olevan laskun voi maksaa 24 % alv-kannalla 31.8.2024 saakka. Mikäli teillä on tiedossa, että suorituksenne ei onnistu tässä määräajassa, olkaa hyvä ja ottakaa yhteyttä laskutus@messukeskus.com uuden laskun saamiseksi.

1.9.2024 avoinna olevat laskut hyvitämme ja veloitamme ne sen jälkeen uuden alv-kannan 25,5 % mukaisesti.

La 26.10.2024 klo 10-18
Su 27.10.2024 klo 10-18

Majoitu mukavasti tapahtuman aikana Messukeskuksen yhteydessä sijaitsevassa Holiday Inn Helsinki – Expo -hotellissa. Näytteilleasettajana saat huoneesi erikoishintaan, 11 % alennuksella päivän hinnasta.

Tee huonevaraus ajoissa, sillä hotelli on erittäin suosittu tapahtumien aikaan!

eMessukeskuksessa voit muun muassa hoitaa kaikki messuosallistumiseesi liittyvät tilaukset, kutsua asiakkaita tapahtumiin, lähettää kulkulupia, päivittää yritysprofiiliasi ja ilmoittaa osasto-ohjelmasta.

Elintarvikkeita maistattavien tai tarjoilevien näytteilleasettajien tulee lähettää ympäristöpalvelulle tieto elintarvikkeiden myynnistä tai tarjoilusta viimeistään 4 arkipäivää ennen tapahtumaa. Voit lähettää ilmoituksen verkkopalvelussa tai ladata lomakkeen Helsingin kaupungin sivuilta doc- tai pdf-muodossa ja lähettää ilmoituksen sähköpostilla osoitteeseen ulkomyynti@hel.fi.

Ilmoita yhteisosastollenne tulevat alanäytteilleasettajat eMessukeskuksen kautta kohdassa Alanäytteilleasettajat viimeistään 13.8.2024, jotta yritysten näkyvyysnimi ehtii messuilla jaettavaa painettuun messuinfoon. Alanäytteilleasettajat saavat oman yrityskohtaisen tilin ja omat tunnukset eMessukeskukseen. eMessukeskuksen tunnuksilla alanäytteilleasettajat pääsevät myös muokkaamaan yritysprofiilia (päivittämään näkyvyysnimen, lataamaan logon yms.) kohdassa Päivitä yritysprofiilisi.

Alanäytteilleasettajista veloitetaan rekisteröintimaksu tapahtumakohtaisten osallistumisehtojen mukaan. Tässä tapahtumassa alanäytteilleasettajien rekisteröintimaksu on 440 € + alv.

Tarkista laskutustiedot tilausvahvistuksesta ja ilmoita mahdolliset korjaukset osoitteeseen yrityspalvelu@messukeskus.com 1.8.2024 mennessä. Huomioi, että laskun lähetyksen jälkeen tehtävistä muutoksista laskutustietoihin veloitetaan erillinen laskutuslisä.

Tuntemiamme huijariluetteloita ovat esimerkiksi:

ExpoGuide, The FAIR Guide, UTP Digital Directories (fairguide.com), (Construct Data Publishers Verlas AG), Euro Business Guide, Eu company Directory European City Guide, The Millennium Guide, The European Internet Guide, The International Fax Directory or IT&T fax directory Europa-Club & World Travel Register, 1st European City Guid,e The Tour and Travel Guide, Verlag Fax Directory, Classified Telefax Pages cdnet.at

Yritykset tarjoavat maksullista näkyvyyttä monille näytteilleasettajillemme ulkomaisissa näytteilleasettajaluetteloissa ja usein lähettänyt mukana myös esitäytetyn luettelotietolomakkeen. Messujärjestäjien kansainvälinen liitto UFI on ryhtynyt vastatoimiin, pyrkii estämään näiden yritysten toiminnan juridisin keinoin ja varoittaa jäsenyrityksiään luettelohuijareista. Monien maiden messujärjestäjät (mukana myös Messukeskus) ovat julkaisseet nettisivuillaan toimintaohjeita katteettoman rahastuksen kohteiksi joutuneille.

Messukeskuksella ei ole mitään tekemistä tämän yrityksen ja luettelon kanssa, eikä tiedossamme ole, mitä etua tai näkyvyyttä kyseinen luettelo voisi yritykselle tuoda. Paras tapa varmistua luettelon oikeellisuudesta on jatkossa aina varmistaa asia messujärjestäjältä.

TOIMI NÄIN:

Jos et jatkossa ole varma, onko kyseessä omaan messuosallistumiseesi liittyvä luettelotietopyyntö, ota yhteys yhteyshenkilöösi Messukeskuksessa. Jos olet jo vastannut tällaiseen huijareiden tietopyyntöön ja olet saanut laskun, älä maksa laskua. Voit lähettää laskun lähettäjälle viestin, että et aio maksaa laskua. Enempää näihin laskuihin ja karhuihin ei kannata reagoida. Käytännössä ulkomaisilla huijarifirmoilla ei ole eväitä katteettomista palveluistaan laskuttamiensa summien perintään.

Muista kertoa osallistumisestasi ja messuilla esillä olevista uutuuksistasi omissa markkinointi- ja viestintäkanavissasi kuten somessa. Voit käyttää tapahtuman logoja, bannereita ja kuvia markkinoidaksesi tapahtumaosallistumistasi.

Tapahtuman nettisivuilla julkaistaan kaikki tapahtumassa mukana olevat näytteilleasettajat. Lista julkaistaan noin kaksi kuukautta ennen tapahtumaa, joten päivitättehän tiedot siihen mennessä.  

Listaan päivittyy se yrityksen nimi, jonka olette ilmoittaneet myyntipäällikölle vahvistaessanne osallistumisen tapahtumaan. Jos haluatte muuttaa näkyvyysnimeä, voi sen helposti käydä muuttamassa eMessukeskuksen kautta kohdasta Markkinoi osallistumistasi.  

Näkyvyysnimen lisäksi listan yhteyteen on helppo ladata mm. yrityksen logo, ohjaus yrityksen sivuille ja muuta tietoa mitä yritys haluaa kertoa tapahtuman kävijöille (videoita/kuvia). Täytättehän siis kaikki tarvittavat tiedot yrityksestänne viimeistään kaksi kuukautta ennen tapahtumaa, jotta kävijät pääsevät ajoissa tutustumaan tapahtumassa mukana oleviin yrityksiin. Huomioithan, että näkyvyysnimi tulee olla päivitettynä viimeistään kuukausi ennen tapahtumaa, jotta se ennättää painettuun messuinfoon. Messuinfo on jaossa kävijöille.

Tapahtuman kävijät etsivät etukäteen tietoa messujen tarjonnasta ja mitä messuosastoilla tapahtuu messujen aikana. Ohjelma voi olla mm. tuote-esittelyitä, puheenvuoroja, haasteita, kilpailuja tai vaikka tutoriaaleja. Ilmoita ohjelmasta eMessukeskuksessa kohdassa Ohjelmaniin se julkaistaan tapahtuman nettisivuilla ja saat ilmaista näkyvyyttä ohjelmallenne.

Tapahtuman kävijät haluavat kuulla yrityksenne uutuustuotteista ennakkoon. Voit ilmoittaa teillä tapahtumassa esillä olevat uutuustuotteet eMessukeskuksen kautta kuukausi ennen tapahtumaa. Uutuustuotteet ovat näkyvillä tapahtuman verkkosivuilla ja saat ilmaista näkyvyyttä sitä kautta.

Ilmoitat uutuustuotteista eMessukeskuksessa näin:

1. Kirjaudu eMessukeskukseen
2. Markkinoi osallistumistasi
3. Päivitä yritysprofiili
4. Katalogin tuotteet
5. Lisää uusi tuote

Lähetä lippuja eMessukeskuksen Kutsu asiakkaasi -sivun kautta. Voit lähettää eLippuja rajattoman määrän – ne laskutetaan tapahtuman jälkeen käytettyjen (eli sisäänkäynneillä luettujen) lippujen mukaan, huomioiden mahdollisesti osastoon sisältyvät vapaaliput.

Mikäli haluat vaihtaa kaikki tai osan osastoon sisältyvistä eLipuista printtilipuiksi, ilmoitathan siitä 22.8.2024 mennessä osoitteeseen yrityspalvelu@messukeskus.com.

Printtilippuja voi myös tilata lisämaksusta eMessukeskuksen kautta. Printtiliput laskutetaan tilatun määrän mukaisesti. Postitamme printtiliput noin kuukausi ennen tapahtumaa. Printtiliput kannattaa toimittaa asiakkaille ennakkoon; niitä ei voi jättää Messukeskuksen palvelupisteisiin noudettavaksi.

Muista kontaktoida toimittajia ja vaikuttajia aktiivisesti ja kutsua heitä osastollesi. Julkaise tiedotteet eMessukeskuksen kautta kohdassa Markkinoi osallistumistasi ja toimita printtiversiot lehdistökeskukseen, joka on avoinna tapahtuman aukioloaikoina. Toimittajat tunnistat messuilla PRESS -rintamerkistä ja somevaikuttajat sekä bloggaajat CONTENT CREATOR -rintamerkistä.

Messuille osallistuu runsaasti mediaa. Kerro tapahtuman tiedottajalle, jos osastollasi on uutuuksia, esiintyjiä, ohjelmaa, mediaa kiinnostavaa ohjelmaa tai tiedotustilaisuuksia. Näin vältytään päällekkäisiltä tilaisuuksilta. Tiedottaja antti.karjunen@messukeskus.com.

Voit tilata kauttamme osastosuunnittelun tai valita omaan tarpeeseesi sopivan vaihtoehdon valmiista osastomallistosta. Osastopakettiemme rakenne- ja alustamateriaaleissa valmiiksi huomioituna uudelleenkäytettävyys sekä valaistuksessa energiatehokkuus.

Jos olet tilannut tai osastoosi kuuluu graafisia tuotteita, muistathan toimittaa tarvittavat aineistot osoitteeseen graphics@messukeskus.com viimeistään 23.9.2024. Myöhässä toimitettujen aineistojen tilauksiin lisätään 50 % kiirelisä.

Graafisiin tuotteisiin tarvittavat aineistot:

• Painovalmiit PDF-tiedostot (tarkista tilausvahvistuksen mukana tullut aineisto-ohje)
• Otsalautatekstit/logot

Hinnoittelumme perustuu hintajaksoihin. Mitä aikaisemmin teet tilauksia, sitä edullisemmin saat osastollasi tarvitsemasi tuotteet ja palvelut ja varmistat tuotteiden saatavuuden. Suunnittele ja tilaa osastolle tarvittavat rakenteet ja kalusteet eMessukeskuksesta kohdasta Tilaa tuotteita ja palveluita. Kun teet tilaukset 18.9.2024 mennessä, saat tuotteet edullisemmin. Säästä ja tilaa ennakkoon!

• 19.9.2024 hinnat nousevat 20 %
• 8.10.2024 hinnat nousevat 50 %
• 21.10.2024 hinnat nousevat 100 %

Lisätietoja: osastopalvelut@messukeskus.com

Vakiokorkeuden 250 cm ylittävät rakenteet ovat mainostilaa, josta laskutetaan vähintään 450 €. Kaksikerrosrakenteissa toisen kerroksen pinta-alasta laskutetaan 50 % paikanvuokrasta. Yli 250 cm korkeat rakenteet on hyväksytettävä Messukeskuksen teknisellä neuvojalla 45 päivää ennen tapahtumaa. Toimitathan tiedot viimeistään 45 päivää ennen näyttelyn alkua eMessukeskuksen kautta tai lähettämällä piirroksen osoitteeseen osastopalvelut@messukeskus.com.

Voit lähettää kulkuluvat kätevästi messutiimisi jäsenien sähköpostiin tai matkapuhelimeen eMessukeskuksen kautta kohdassa Lähetä kulkulupia. Kulkuluvan saaja voi printata sen etukäteen sähköpostissa olevan linkin kautta tai tulostuksen voi tehdä myös Messukeskuksen sisäänkäynneillä tai Messutoimistossa, josta saa myös rintakorttitaskuja kulkuluville.

Voit luoda tarvitsemasi määrän kulkulupia. Huomioi kuitenkin, että osastoon sisältyvän määrän yli lähetetyt näytteilleasettajan kulkuluvat ovat maksullisia. Hinta: 10,48 euroa / kpl + alv 24 %. Rakentajan kulkuluvat ovat maksuttomia.

Osastoon sisältyy kulkulupia seuraavasti:

• alle 6 m2 osastoon 3 kpl
• 6–10 m2 osastoon 5 kpl
• 12–21 m2 osastoon 10 kpl
• 24–36 m2 osastoon 15 kpl
• 40–50 m2 osastoon 20 kpl
• yli 50 m2 osastoon 25 kpl

Alanäytteilleasettaja saa yhden maksuttoman kulkuluvan.

Näytteilleasettajan kulkulupa on osaston messuaikaista henkilökuntaa varten. Lupa on henkilökohtainen ja voimassa messujen rakennus-, tapahtuma- ja purkuaikoina. Kulkulupa on pidettävä esillä tapahtuman aikana ja se oikeuttaa sisäänpääsyyn näytteilleasettajien taukotilaan ja ostoetuihin (mm. näytteilleasettajalounas ja edut NoHo Partnersin kahviloissa). Rakentajan kulkulupa on voimassa messujen rakennus- ja purkuaikoina.

Messukeskuksessa on käytössä EuroParkin puomiton Autopay-pysäköintijärjestelmä. Pysäköinnin laskutuksesta vastaa EuroPark. Pysäköinnin laskutuksesta vastaa EuroPark.

Koko Messukeskuksen alue on maksullista pysäköintialuetta, myös sisätilan messuhallit. Pysäköinti on ilmainen tunnin (60 min) lastaus-, rakennus- ja purkutöihin. Alle 60 min alueella ollut tavarantuoja voi ajaa ulos alueelta maksamatta pysäköinnistä. Jos tavaran purkaminen vie enemmän kuin 60min, tulee maksaa pysäköintimaksu. Muistathan ajaa ulos samaa reittiä kuin tulit, jotta puomiton pysäköintijärjestelmä rekisteröi auton.

Messutoimisto palvelee tapahtuman rakennus- ja aukioloaikoina näytteilleasettajia ja rakentajia mm. osastotilausten osalta.

Messukeskuksen ravintolapalveluiden takaa löytyy Pohjois-Euroopan johtava ravintolatoimija Noho Partners Oyj, jonka Restaurants & Event Catering takaa laadukkaat ravintolapalvelut kaikkialle sinne, missä kulloinkin tapahtuu. Gaalat, juhlat, kokoukset, tapahtumat ja tietysti messut sijoittuvat eri puolelle hallia – niin myös meidän ravintolamme ja cateringimme.

Osastotarjoilut
Yritysasiakkaiden on mahdollista tilata etukäteen tarjoiluita messuosastolleen verkkokaupan kautta. Yritysasiakkuuden voimme myöntää suomalaisille yrityksille.

Mikäli haluat tilata osastotarjoiluita ilman yritysasiakkuutta tai yrityksellä ei ole suomalaista y-tunnusta, voit olla yhteydessä Noho Partnersiin osoitteessa messukeskus@noho.fi

Osastotarjoiluja tilattaessa muistathan miettiä myös kalustetarpeet:
Ravintolapalveluiden myynti auttaa kalustetarpeiden suunnittelussa ja tilaa kalusteet teille messujen kautta. Kalusteiden kustannukset veloitetaan cateringin kanssa samalla laskulla.

Osastoille/ tapahtumiin erikseen tuotavat tarjoilukalusteet eivät sisälly tarjoilujen hintoihin.

Ruoka- ja juomalipukkeet
Voit tilata QR-koodein toimivia sähköisiä ruoka- ja juomalipukkeita haluamallesi summalle tai valita niille tietyn tuotteen, liput jaettaan sähköisesti tai ne voi myös tulostaa. Lipuke toimii maksuvälineenä valituissa ravintoloissa ja laskutusasiakkaiden lipukkeet veloitetaan käytön mukaan. Lipukkeita on mahdollista hankkia verkkokaupasta myös ilman yritysasiakkuutta ennakkomaksulla valitsemalla maksutavaksi verkkomaksun.

Näytteilleasettajien taukotila on avoinna tapahtuman aukioloaikojen mukaisesti. Näytteilleasettajien taukotila on Messukeskus Siiven 2. kerroksessa. Ovikoodi löytyy kulkuluvasta.

Näytteilleasettajien taukotilassa voit nauttia kupin kahvia. Tilassa on pieni keittiöpiste, wc-tilat ja suihkut.

Älä jätä arvotavaroita esille, kun messupäivä päättyy. Huolehdi vakuutuksista ja mieti, tarvitsetko lisävarustusta, esimerkiksi vitriinejä, lukitusta tai turvavaijereita tietokoneille tai näytöille.

Meillä on valmius huolehtia myös osastosi erityisistä turvallisuustarpeista. Näissä palvelutarpeissa sinua auttaa turvallisuuspalvelukumppanimme Securitas. Turvallisuuspalveluihin voit tutustua eMessukeskuksen Tuotteet ja palvelut -sivuilla. Valitse ensin tapahtuma ja tämän jälkeen tuotekategoria Osastopalvelutja sen allaTurvallisuus.

Merkitse toimitusosoite osastolle saapuvalle tavaralle näin:

Messukeskus / Messutapahtuman nimi
Näytteilleasettaja, osastonumero
Yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero
Messuaukio 1
00520 HELSINKI

Yritysasiakkaitamme palvelee Messukeskuksen oma langaton verkko nimeltä Messukeskus Exhibitor. Verkko on erillinen kävijöidemme käyttämästä Messukeskus-verkosta.

Salasana verkon käyttöön löytyy eMessukeskuksesta ja toimitamme sen sinulle myös asiakasviestissä ennen tapahtumaa.

Tarjoamme myös yrityskohtaisia verkkoratkaisuja lisäpalveluna tarpeidenne mukaisesti, langallisena tai langattomana.

Lue täältä ohjeet puhujille ja esiintyjille https://www.messukeskus.com/ohjeita-puhujalle/

Kannustamme sidosryhmiämme ja tapahtumassa mukana olevia yrityksiä toimimaan kestävyysasiat huomioiden. Pohdi ennen osallistumistasi millainen on alihankintaketjusi ja millaisia ratkaisuja käytät osastototeutuksessa, logistiikassa ja tapahtuman aikana. Suunnittele resurssit ja hankintamäärät siten, että hukkaa jäisi mahdollisimman vähän. Pohdi lisäksi materiaalin ja rakenteiden uudelleenkäyttömahdollisuuksia etukäteen. Messukeskuksen yhteyshenkilö auttaa mielellään vastuullisen osallistumisratkaisun toteuttamisessa. Meiltä löytyy monenlaisia mahdollisuuksia kierrätettyjen ratkaisujen toteuttamiseen. Kysy lisää!

Messustartin ympäristömaksuun sisältyy osuus jätehuollon ja lajittelun kustannuksista. Osastolle voit jättää pienet roskat ja osastolla olleen maton rullattuna. Messukeskukseen ei saa jättää esimerkiksi osasto- ja seinärakenteita tai somisteita, kuten ilmapalloja tai banderolleja. Tapahtuman purkuajan päätyttyä osastopaikka tulee olla siistinä ja tyhjänä. Viethän isot lajittelua vaativat jätteet ja osastorakenteet mukanasi Vaihtoehtoisesti voit jättää jätteet osastolle, jolloin laskutamme niiden lajittelusta ja logistiikasta. Sovithan jätteiden lajittelusta etukäteen yhteyshenkilösi kanssa.

Tutustu etukäteen, mitä vaihtoehtoja sinulla on vastuullisen osallistumisen toteuttamiseen. Yhdessä mahdollistamme tapahtuman hiilijalanjäljen pienentämisen!

Mikäli tapahtumasta jää yli esimerkiksi ruokatuotteita ja elintarvikkeita, on sinulla mahdollisuus Messukeskuksen kumppaneiden välityksellä lahjoittaa ylijääneet tuotteet niitä tarvitseville. Toivomme, että lahjoitukset ohjataan ensisijaisesti Helsingin Pasilassa toimivalle Vailla vakinaista asuntoa ry:lle. Lisätietoja VVA ry:n toiminnasta täällä. Voitte ohjata lahjoitukset myös kumppanillemme Hope ry:lle.

Sovithan suoraan ja etukäteen kumppaneidemme kanssa tuotteiden toimittamisesta!

VVA:n toimipiste sijaitsee Helsingin Pasilassa. Vaate-, ruoka- ja tavaralahjoituksiin liittyvät tiedustelut Vepaan arkisin klo 9:00-19:00 puh. 050 443 1065 tai toimistoon arkisin klo 9:00-15:00 puh. 044 704 4310.

Hope ry:n lahjoituksia otetaan vastaan ma-pe erikseen sovitusti. Ota yhteyttä puh. 040 965 3311, info@hopeyhdistys.fi. Puhelinaikamme on maanantaisin ja keskiviikkoisin kello 9–15 välisen ajan.